Assistente Administrativo

Sobre a oportunidade

O Assistente Administrativo é responsável por prestar suporte às atividades administrativas e operacionais do condomínio comercial, contribuindo para a organização dos processos, atendimento aos condôminos, acompanhamento de fornecedores, controle de documentos e apoio à gestão financeira e operacional do empreendimento.

Principais Responsabilidades:

Realizar atendimento presencial, telefônico, por e-mail e canais de comunicação do condomínio.

Atender condôminos, locatários, visitantes, prestadores de serviços e fornecedores, direcionando suas solicitações aos responsáveis.

Apoiar o síndico e/ou gerente nas atividades administrativas do condomínio.

Elaborar, organizar e arquivar documentos, contratos, correspondências, comunicados, relatórios e demais registros administrativos.

Realizar lançamentos e atualizações em sistemas de gestão condominial e planilhas de controle.

Auxiliar no controle de contas a pagar e receber, boletos, notas fiscais e documentos financeiros, conforme os procedimentos estabelecidos pela administração.

Receber, conferir e encaminhar notas fiscais e documentos de fornecedores para aprovação e pagamento.

Acompanhar contratos e serviços terceirizados, mantendo controles de vencimentos, reajustes e documentação.

Solicitar e acompanhar orçamentos de materiais, serviços e manutenções.

Controlar documentos e certificados de empresas prestadoras de serviços, quando aplicável.

Auxiliar na elaboração de comunicados aos condôminos e usuários do empreendimento.

Apoiar a organização de reuniões, assembleias e demais eventos administrativos do condomínio.

Elaborar atas, listas de presença, relatórios e outros documentos, quando solicitado.

Controlar correspondências, encomendas e documentos recebidos pela administração, conforme os procedimentos internos.

Manter atualizados cadastros de condôminos, empresas, fornecedores, prestadores e demais contatos.

Apoiar o controle de materiais de escritório e itens utilizados pela administração.

Cumprir e apoiar o cumprimento das normas, procedimentos internos e regulamento do condomínio.

Executar outras atividades administrativas compatíveis com a função.

Requisitos:

Ensino médio completo.

Experiência prévia em funções administrativas.

Conhecimento intermediário do Pacote Office, especialmente Word, Excel, e PowerPoint.

Habilidade de comunicação escrita e verbal.

Desejável conhecimento em sistemas de gestão (ERP).