Assistente Administrativo(a) | Recepção e Secretariado Executivo

Sobre a oportunidade

Assistente Administrativo(a) | Facilities 

Estamos buscando uma pessoa organizada, proativa e atenta aos detalhes para atuar no suporte à rotina do escritório, garantindo a organização dos espaços, uma boa experiência para colaboradores e visitantes e apoio administrativo à Diretoria.

Principais responsabilidades

Organização e rotina do escritório

Acompanhar a organização e o bom funcionamento dos espaços do escritório;

Apoiar nas demandas de facilities e necessidades administrativas do dia a dia;

Organizar salas de reunião e garantir que estejam preparadas para reuniões internas e externas;

Acompanhar necessidades relacionadas a materiais de escritório, copa, café, lanches e demais itens de consumo;

Apoiar na organização de reuniões, encontros e eventos realizados no escritório;

Acionar e acompanhar fornecedores e prestadores de serviços quando necessário;

Identificar necessidades do ambiente e atuar de forma preventiva para manter o escritório organizado e funcional.

Recepção e experiência

Recepcionar clientes, parceiros, fornecedores e visitantes;

Direcionar visitantes e apoiar na organização da agenda de utilização das salas;

Preparar e organizar café, água, lanches e demais itens necessários para reuniões e recepção de clientes;

Zelar por uma experiência acolhedora e profissional para quem estiver no escritório.

Apoio à Diretoria

Prestar suporte administrativo aos Diretores em demandas do dia a dia;

Apoiar na organização e controle de agendas e compromissos, quando necessário;

Apoiar em reservas, organização de reuniões e demais demandas administrativas;

Organizar comprovantes, reembolsos e prestações de contas;

Requisitos

Ensino médio completo; superior em andamento será considerado um diferencial;

Experiência anterior em atividades administrativas, recepção, secretariado, facilities ou áreas relacionadas;

Conhecimento do Pacote Office;

Boa comunicação oral e escrita;

Organização e capacidade de lidar com diferentes demandas simultaneamente.