Assistente Administrativo de Operações e Eventos Acadêmicos

Sobre a oportunidade

Missão do Cargo

Preparar, abastecer e operar o Centro de Treinamento para que cada prática funcione no dia, com todo material na estação certa, todo aluno recebido e todo ambiente pronto, devolvendo o CT organizado e reposto ao final.

Sobre a vaga

Buscamos uma pessoa metódica, atenta a detalhes e disposta a colocar a mão na massa para atuar na operação das práticas presenciais do Centro de Treinamento do Instituto CDT, pós-graduações, imersões em laboratório de anatomia, cursos ACLS e atendimento a pacientes-modelo.

Essa posição responde ao Analista de Negócios e Eventos e coordena os estagiários na montagem, no dia da prática e na desmontagem. É a pessoa que recebe o aluno e o paciente, monta e testa cada estação, garante que nada falte durante o evento e devolve o Centro de Treinamento pronto para a próxima utilização.

A atuação inclui deslocamentos para compras e para eventos externos, com permanência em pé durante os dias de prática, e presença nos fins de semana de prática, em regime de revezamento com o Analista de Negócios e Eventos.

Principais Atividades

Abastecimento

Comprar materiais de limpeza, escritório, alimentação, descartáveis e insumos de prática;

Executar as compras nas contas PJ e a compra presencial no Atacadão, pelo caixa do CNPJ;

Fazer a conferência semanal de estoque e disparar a reposição do que estiver abaixo do mínimo;

Receber, conferir (nota × pedido × produto físico) e guardar as mercadorias;

Encomendar e retirar as peças biológicas no frigorífico;

Solicitar reposição de material de limpeza e consumo.

Preparação da prática

Montar as salas e as estações no D-1, com os estagiários, contra a lista de material do POP;

Testar todos os equipamentos: monitores, iPads, balança, impressora, TV, projetor e som;

Fotografar cada estação montada e arquivar como referência;

Imprimir listas de presença, certificados, termos e material de apoio;

Produzir os adesivos de nome e aplicar nos crachás;

Retirar os crachás na gráfica em D-2;

Separar camisetas e crachás por aluno, conferindo quem já recebeu camiseta;

Montar os kits e brindes.

Dia da prática

Recepcionar alunos e pacientes; entregar crachá, camiseta e kit;

Colher assinatura na lista de presença;

Dar suporte contínuo aos professores e repor material durante o dia;

Conduzir a troca de grupos entre estações conforme o cronograma;

Acompanhar o paciente em todo deslocamento pelo prédio;

Montar, repor e organizar a alimentação;

Aplicar a pesquisa de satisfação antes de o aluno sair;

Fazer o registro fotográfico.

Encerramento

Desmontar as salas, lavar, secar e guardar o material reutilizável;

Descartar corretamente resíduos biológicos e perfurocortantes;

Repor o estoque consumido;

Digitalizar os termos assinados e arquivar no padrão de nomenclatura;

Devolver o CT pronto para a próxima utilização.

Eventos fora do CT

Preparar e transportar o material;

Ir ao local em D-1 e distribuir o material nas bancadas, estação por estação;

Operar os dois dias do evento;

Remontar as malas, conferir contra a lista de saída e trazer tudo de volta.

Rotina do CT

Manter a organização e a conservação das instalações;

Reportar ao Analista toda avaria ou necessidade de manutenção;

Despachar receitas de telemedicina por Correios ou motoboy e registrar o rastreio;

Consolidar os comprovantes de reembolso dos estagiários;

Arquivar documentos físicos e digitais no padrão da área.

ACLS

Aplicar a lista de presença padrão no dia do curso;

Organizar as provas, gabaritos e folhas de resposta;

Salvar e distribuir carteirinhas e certificados recebidos.

Principais Atividades

1 ano ou mais de experiência em rotina operacional, almoxarifado, recepção, eventos ou apoio administrativo;

Planilhas em nível básico;

Uso de aplicativos de impressão e de compra online;

Boa apresentação e comunicação para recepção de público;

Disponibilidade física para montagem de salas, carregamento de material e permanência em pé durante os dias de prática;

Disponibilidade para atuação em fins de semana de prática, conforme escala.