Assistente Administrativo - Instituto Revoar

Sobre a oportunidade

Dar suporte administrativo e operacional às atividades do Instituto Revoar, contribuindo para a organização dos atendimentos, projetos, grupos de apoio, eventos e demais ações desenvolvidas pelo Instituto. Atuar como ponto de apoio da Coordenação, garantindo organização das informações, cumprimento das rotinas e bom fluxo de comunicação entre participantes, profissionais e áreas internas.

Atendimento e rotina administrativa

Acompanhar os canais de atendimento do Instituto, incluindo WhatsApp e e-mail.

Prestar informações e direcionar demandas aos responsáveis.

Organizar documentos, arquivos, formulários, listas e controles internos.

Atualizar planilhas e informações necessárias ao acompanhamento das atividades.

Apoiar a elaboração dos relatórios periódicos do Instituto.

Acompanhar pendências administrativas e prazos sob sua responsabilidade.

Terapias, grupos de apoio e Estágio Revoar

Realizar o atendimento inicial e o direcionamento dos interessados.

Organizar agendas e confirmar atendimentos.

Acompanhar a disponibilidade dos terapeutas.

Manter atualizados os controles de pacientes e atendimentos realizados.

Prestar suporte operacional aos terapeutas e estagiários.

Apoiar a organização dos grupos de apoio e das atividades do Estágio Revoar.

Organizar informações de atendimentos para relatórios e encaminhamentos ao setor Financeiro.

Projetos e conexões

Dar suporte operacional aos projetos permanentes e temporários do Instituto.

Manter organizadas agendas, contatos, documentos, inscrições e informações dos projetos.

Apoiar o contato e os alinhamentos com terapeutas, profissionais, instituições e demais participantes envolvidos nas ações.

Acompanhar as demandas operacionais definidas pela Coordenação.

Eventos e ações

Apoiar a organização e a execução dos eventos e ações promovidos pelo Instituto.

Organizar inscrições, listas de participantes e confirmações.

Apoiar contatos operacionais com fornecedores e participantes.

Acompanhar materiais, estrutura e necessidades logísticas.

Prestar suporte presencial durante eventos e ações, quando necessário.

Apoiar a organização dos registros e informações após os eventos.

Podcast Revoar

Apoiar a organização das gravações.

Realizar contatos e confirmações com convidados.

Organizar agenda com estúdio e participantes.

Acompanhar controles administrativos relacionados às gravações.

Apoiar as demandas operacionais necessárias para a realização dos episódios.

Interface com Marketing

Organizar e encaminhar ao Marketing as informações necessárias para divulgação das ações do Instituto.

Acompanhar os prazos das solicitações realizadas.

Fornecer informações, registros e materiais necessários à comunicação dos projetos e eventos.

Apoiar a cobertura das ações com registros e informações, quando necessário.

Conhecimentos e experiências desejáveis

Conhecimento de Pacote Office

Boa utilização de planilhas e ferramentas digitais de organização.

Familiaridade com WhatsApp Business e canais digitais de atendimento.

Experiência anterior em atendimento, rotinas administrativas, projetos sociais, eventos ou áreas correlatas.

Boa redação e organização de informações.