Assistente Administrativo

Sobre a oportunidade

Buscamos uma pessoa para atuar como Assistente Administrativo, contribuindo para a organização e o bom funcionamento da operação. Essa pessoa será responsável pelo suporte às rotinas administrativas, gestão de fornecedores e demandas de facilities, garantindo mais agilidade, organização e eficiência no dia a dia e ajudando a manter um ambiente de trabalho bem estruturado.

Responsabilidades e atribuiçõesRealizar compras recorrentes de suprimentos, materiais de escritório e coffee breaks, conforme cronograma e necessidades da operação;Realizar reservas de salas de reunião e apoiar a organização de eventos internos e institucionais;Apoiar a gestão de facilities, incluindo serviços de limpeza, manutenção, segurança, recepção e copa;Recepcionar visitantes, fornecedores e prestadores de serviço, garantindo uma boa experiência no escritório;Apoiar o processo de onboarding de novos colaboradores, contribuindo para uma integração organizada e eficiente;Realizar o cadastro e a atualização de informações de colaboradores nos sistemas internos;Organizar e manter atualizados arquivos físicos e digitais, incluindo contratos, documentos societários e demais documentos administrativos;Acompanhar demandas administrativas por e-mail, realizando follow-ups e garantindo o cumprimento dos prazos;Realizar a gestão e o acompanhamento de fornecedores e prestadores de serviços;Controlar e acompanhar a utilização de estacionamento, bicicletário e demais recursos de infraestrutura do escritório;Apoiar a organização e execução de eventos internos, ações corporativas e iniciativas de comunicação interna;Apoiar o controle de pagamentos, vencimentos e demais rotinas financeiras administrativas;Executar outras atividades administrativas relacionadas à área, conforme as necessidades da operação e orientações da liderança.

Requisitos e qualificaçõesExperiência anterior com rotinas administrativas e/ou de facilities;Organização, proatividade e atenção aos detalhes;Boa comunicação e facilidade para se relacionar com diferentes públicos;Capacidade de gerenciar múltiplas tarefas e prioridades simultaneamente;Experiência no relacionamento e acompanhamento de fornecedores;Conhecimento em controle de contratos e documentos;Conhecimento do Pacote Office, especialmente Excel, Word e Outlook;Familiaridade com ferramentas de comunicação e colaboração, como Slack e Teams;Ensino Superior completo ou cursando em Administração, Recursos Humanos, Logística ou áreas correlatas;Disponibilidade para trabalhar presencialmente no Brooklin.Informações adicionaisPlano de saúde (sem coparticipação);Seguro de Vida;Vale refeição (sem coparticipação);Vale alimentação (sem coparticipação);Vale transporte;Valorização da saúde e bem-estar;Gympass;