Assistente de Frotas - Combustível

Sobre a oportunidade

Responsabilidades 

Executar atividades operacionais e administrativas de apoio ao controle de abastecimento da frota, assegurando o registro correto dos abastecimentos, a organização das informações, a conferência documental e o suporte às rotinas de conciliação. Contribuir para a confiabilidade dos dados de consumo de combustível, fornecendo informações consistentes para análise e tomada de decisão da gestão de frotas.

Principais atividades 

·        Registrar e conferir diariamente os abastecimentos realizados pela frota nos sistemas de gestão.

·        Verificar a consistência das informações de abastecimento, incluindo placa, quilometragem, tipo de combustível, volume abastecido e posto fornecedor.

·        Acompanhar o saldo de abastecimento por veículo, identificando e reportando inconsistências ao responsável pela área.

·        Conferir comprovantes, cupons fiscais e demais documentos relacionados aos abastecimentos, garantindo sua correta organização e arquivamento.

·        Apoiar a conciliação das faturas de cartões de combustível e demais fornecedores.

·        Conferir extratos de abastecimento emitidos por postos e operadoras, comparando-os com os registros internos.

·        Identificar divergências operacionais, como diferenças de volume abastecido, ausência de quilometragem ou inconsistências de identificação dos veículos, reportando-as para análise.

·        Organizar e manter atualizada a base de dados de abastecimento para os fechamentos mensais.

·        Monitorar indicadores básicos de consumo por veículo, comunicando variações atípicas ao Analista de Frota.

·        Acompanhar alertas de abastecimentos realizados fora dos parâmetros estabelecidos, como horários não autorizados ou postos não credenciados.

·        Verificar a conformidade dos abastecimentos com as políticas internas da empresa.

·        Manter organizada a documentação fiscal dos abastecimentos, garantindo sua disponibilidade para auditorias e controles internos.

·        Controlar arquivos físicos e digitais de notas fiscais, comprovantes e demais documentos relacionados ao abastecimento.

·        Alimentar planilhas e sistemas de controle de combustível dentro dos prazos estabelecidos.

·        Prestar atendimento aos motoristas para esclarecimento de dúvidas relacionadas aos procedimentos de abastecimento.

·        Apoiar a elaboração de relatórios periódicos de consumo e indicadores da área.

·        Participar de inventários de combustível, quando aplicável.

·        Auxiliar na comunicação operacional com postos de combustível, fornecedores e demais parceiros.

Capacitação 

Formação e Experiência Profissional 

Ensino Médio completo.

Experiência Profissional:

Experiência em rotinas administrativas ou operacionais.

Vivência com controles, conferência de documentos e alimentação de sistemas.

Desejável experiência em empresas de transporte, logística, gestão de frotas ou áreas correlatas.

Requisitos, Qualificações Técnicas e Competências-Chave 

Diferenciais 

Requisitos:

Conhecimento do Pacote Office, com ênfase em Excel básico/intermediário (digitação, formatação de planilhas, filtros, funções básicas e conciliações simples).

Facilidade na utilização de sistemas informatizados.

Conhecimento em organização documental e controles administrativos.

Capacidade para conferência e validação de informações operacionais.

Diferenciais:

Experiência anterior em empresas de transporte, logística ou gestão de frotas.

Conhecimento em sistemas de gestão de abastecimento ou gestão de frotas (GSTrack, Logtrack, Sismetrix ou similares).

Ensino Técnico ou Superior em andamento em Administração, Logística ou áreas correlatas.

Vivência com planilhas de controle de abastecimento e indicadores de consumo.

Noções de conciliação de faturas e conferência de documentos financeiros.