Secretaria Executiva

Sobre a oportunidade

Descrição:

Responsável por prestar assessoria direta à alta liderança, realizando a gestão de agendas, compromissos, reuniões, viagens e demandas administrativas, garantindo a organização e o fluxo eficiente das informações. Atua como interface entre executivos, colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros, assegurando comunicação assertiva, confidencialidade e suporte às atividades estratégicas da empresa. Também é responsável pelo controle de documentos, elaboração de relatórios e apresentações, organização de eventos e acompanhamento de demandas corporativas, contribuindo para a otimização da rotina executiva e o alcance dos objetivos organizacionais.

Atividades:

Gerenciar agendas, compromissos e reuniões da diretoria.

Organizar viagens corporativas, hospedagens, deslocamentos e prestação de contas.

Realizar atendimento telefônico, presencial e por e-mail.

Elaborar, revisar e controlar documentos, relatórios, apresentações e correspondências.

Organizar reuniões, preparar pautas, registrar atas e acompanhar desdobramentos.

Controlar documentos confidenciais e informações estratégicas da empresa.

Realizar interface entre diretoria, gestores, clientes, fornecedores e parceiros.

Acompanhar demandas e pendências da liderança, garantindo o cumprimento dos prazos.

Organizar arquivos físicos e digitais.

Apoiar na organização de eventos corporativos, treinamentos e visitas institucionais.

Controlar contratos, vencimentos e documentações sob responsabilidade da diretoria.

Efetuar lançamentos, controles administrativos e acompanhamento de indicadores quando aplicável.

Recepcionar visitantes e prestar suporte às demandas do escritório.

Auxiliar na gestão de despesas, reembolsos e pagamentos relacionados à diretoria.

Dar suporte em demandas pessoais dos executivos quando previsto pela função.

Acompanhar e monitorar o fluxo de informações entre as áreas da empresa.

Manter a organização e o bom funcionamento das rotinas administrativas do escritório executivo.

Atuar com discrição e confidencialidade no tratamento de informações sensíveis.

Prestar suporte às atividades estratégicas da alta liderança, garantindo agilidade e organização na execução das demandas.

Habilidades Comportamentais

Discrição e confidencialidade.

Organização e gestão de prioridades.

Planejamento e visão sistêmica.

Comunicação verbal e escrita.

Proatividade e senso de urgência.

Flexibilidade e adaptabilidade.

Inteligência emocional.

Relacionamento interpessoal.

Capacidade de negociação e mediação.

Resolução de problemas.

Atenção aos detalhes.

Postura profissional e representatividade institucional.

Autonomia na tomada de decisão dentro de sua alçada.

Gestão de múltiplas demandas simultaneamente.