A transformação digital no sistema financeiro remodelou a forma como as empresas e instituições gerenciam dados e documentos confidenciais. E isso fica bem claro quando levamos em conta a evolução de tecnologias como a de Virtual Data Rooms (VDRs).

Essa ferramenta de segurança ganhou destaque em processos críticos do setor, como fusões e aquisições, auditorias, compliance e due diligence. Mas, afinal, do que se trata essa tecnologia e qual é o seu impacto no setor financeiro, especificamente?

Vamos entender a seguir os detalhes de uma ferramenta que promete melhorar em todos os sentidos o nível de proteção e a praticidade ao se trocar informações confidenciais.

O que são Virtual Data Rooms e para que servem?

Um Virtual Data Room (VDR) é como uma sala digital super segura na qual as empresas podem guardar e compartilhar documentos sensíveis. A tecnologia de online data room, também conhecida como VDR data room, costuma cumprir suas missões mais importantes em setores específicos. Em especial, suaviza processos complexos.

Vamos pensar no cenário de uma ou mais empresas que estão tratando de algo muito grande. Pode ser a venda de um braço da operação, uma fusão ou, quem sabe, a prospecção de um valor elevado de investimento.

Isso tudo envolve um processo de documentação considerável. Podemos pensar até compará-lo com um exemplo da nossa vida cotidiana. Imagine que você deseja vender seu carro, mas o comprador exige ter uma visão completa da documentação, desde a nota fiscal de compra, seguro e IPVA pagos, manutenção em dia e assim por diante.

A maioria das pessoas entregaria tudo impresso ou enviaria por e-mail, por exemplo. Mas você não é todo mundo. Você se tornou adepto de VDR e informa ao comprador que todos os documentos estarão em uma pasta online com senha — e apenas você pode autorizar o acesso, além de ver quem acessou o diretório, quando, o que abriu etc.

No mundo dos negócios, casos assim ocorrem em escala muito maior, claro. No entanto, a lógica é semelhante. Uma empresa que está se fundindo com outra ou tentando atrair investidores precisa apresentar uma tonelada de informações confidenciais: contratos, balanços financeiros, dados de clientes, impostos.

Por exemplo, um tempo atrás, estava sendo ventilada uma possível fusão entre o Paraná Clube e o Coritiba, que acabou desmentida. Digamos que fosse algo real — já pensou na complexidade de fundir dois clubes de futebol tão relevantes, com histórico financeiro e em títulos no futebol?

Tudo isso vai para onde? Exatamente: em um VDR.

A transformação digital no sistema financeiro

A digitalização no setor financeiro vai muito além da automação de processos ou migração para o ambiente digital. Trata-se de uma mudança estrutural, que envolve desde a cultura das organizações até a maneira como elas interagem com dados sensíveis. Nesse cenário, o uso de VDRs torna-se estratégico.

Esses sistemas oferecem um ambiente altamente seguro para compartilhamento de documentos, com controle rigoroso de permissões e rastreamento de atividades. Características como essas tornaram padrão o uso de VDRs em processos de due diligence, por exemplo.

Afinal, estamos falando de dezenas de pessoas precisando acessar documentos sigilosos simultaneamente. Elas podem representar diversas partes envolvidas no trabalho, com níveis de acesso diferentes e responsabilidades também. No setor financeiro, então, nem é preciso falar.

Como os VDRs otimizam departamentos financeiros digitais

Um departamento financeiro digital precisa lidar com grandes volumes de documentos críticos.

Vamos ver alguns exemplos clássicos de processos nesse setor:

• Auditorias internas;
• Revisões regulatórias;
• Relatórios para investidores;
• Fusões e aquisições.

Lidar com documentos referentes a processos como esses exige um alto grau de confidencialidade, além de capacidade de organização e agilidade.

No entanto, o uso de plataformas como um VDR permite armazenar, gerenciar e acessar essas informações de forma eficiente e segura, mesmo durante auditorias remotas. Sem essa tecnologia, os processos se tornariam muito mais delicados (e custosos!).

Sim, isso mesmo: os VDRs também grandes economias operacionais. Algumas formas de economia incluem a eliminação de documentos físicos, a digitalização de fluxos de aprovação e a centralização de arquivos. Tratar disso em salas virtuais reduz significativamente os custos administrativos e o tempo necessário para executar processos complexos.

Fusões e aquisições também saem ganhando

Em processos de M&A (fusões e aquisições), o uso de Virtual Data Room Due Diligence é quase obrigatório. Nesses casos, diversas partes analisam dados financeiros, jurídicos e contábeis para avaliar riscos e oportunidades.

Os VDRs permitem que as instituições compartilhem informações em tempo real com possíveis investidores ou parceiros estratégicos. Isso acelera as negociações e aumenta a transparência. Ou seja, aborda diretamente, e da maneira correta, questões decisivas em transações de grande porte.

Um enorme potencial de desenvolvimento

É de conhecimento geral que o setor financeiro está entre os mais regulados. Por isso, no Brasil, costuma ser um desafio enorme garantir a conformidade com normas locais e internacionais. Exemplos clássicos incluem as regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a supervisão da Comissão de Valores Mobiliários (CVM).

Também nesse ponto os VDRs ganham destaque. Eles permitem limitar o acesso de acordo com o perfil do usuário e registrar todas as ações realizadas dentro da plataforma. O resultado: rastreabilidade turbinada e informações de apoio centrais em auditorias.

Além disso, a adoção de tecnologias como inteligência artificial (IA) e machine learning promete trazer novas funcionalidades aos Virtual Data Rooms. No horizonte, estão recursos como a análise preditiva de documentos e a detecção automática de riscos em contratos.